Ứng dụng

Tuyệt chiêu xử lý email trong công việc

(KHCN)-Nhận được một email dài lê thê! Thật khó để nắm bắt được nội dung và trả lời được đầy đủ...Tuyệt chiêu sau sẽ giúp bạn xử lý email này dễ dàng.

Đổi màu để phân biệt câu hỏi và câu trả lời


Outlook đã có sẵn công cụ hỗ trợ cho việc phân biệt giữa những câu trong thư gốc và những câu trả lời bằng cách đổi màu và đánh dấu đoạn phản hổi với tên của người soạn. Khi bạn gõ câu trả lời trong phần thân của thư gốc, Outlook sẽ tự động đánh dấu những câu đó. Tuy nhiên, nếu bạn gõ ở phần đầu thư thì tính năng đó sẽ không được kích hoạt.

Đây không phải là một tính năng mới, có từ phiên bản 2003 (cho các thư ở chế độ rich text và HTML). Tuy nhiên, ở đây chúng ta chỉ cần quan tâm đến Outlook 2007 trở đi.

Với Outlook 2007, hãy chọn thực đơn Tools từ màn hình chính rồi chọn Options. Trong thẻ Preferences, nhấn chuột vào nút Email Options. Sau đó đánh dấu chọn vào ô Mark my comments withrồi nhập tên bạn để đánh dấu (và dĩ nhiên là đừng quên nhấn nút OK).

Soạn thư trả lời trong chế độ 2 màn hình

Chèn câu trả lời vào từng đoạn trong thư đôi khi không phải là một cách hay. Nhiều khi bạn muốn soạn một bức thư trả lời riêng, với đầy đủ các ý. Nhưng điều đó không dễ thực hiện. Mọi người thường phải cuộn màn hình rất vất vả: đọc một đoạn thư, soạn phần trả lời cho đoạn đó rồi lại cuộn xuống để đọc đoạn tiếp theo, rồi lại quay lên soạn tiếp phần trả lời cho đoạn mới. Quá trình lặp đi lặp lại cho từng đoạn của thư gốc.

Word có tính năng Split cho phép chúng ta chia văn bản thành hai màn hình giống hệt nhau, có khả năng zoom và cuộn độc lập. Hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl + Alt + S để chia màn hình thành hai phần. Cuộn màn hình phía dưới để chuyển đến phần cần trả lời (nếu cần, có thể phóng to hoặc thu nhỏ màn hình đó). Sau đó chuyển lên phần đầu của màn hình trên để gõ câu trả lời.

Tiếp đó, bạn có thể cuộn màn hình dưới để xem tiếp thư gốc và lại chuyển sang màn hình trên để soạn câu trả lời tương ứng. Sau khi soạn xong thư, hãy nhấn đúp vào dòng ngăn cách hai màn hình để đóng nó lại.

TH
Ý kiến bình luận của bạn đã được gửi!
Bật chế độ gõ tiếng Việt
Bình luận của bạn Để thuận tiện cho việc đăng tải, bạn vui lòng nhập ý kiến phản hồi bằng tiếng Việt có dấu.

Thông tin website

Chuyên trang Bản tin khoa học công nghệ.
Thực hiện : Phòng Khoa học - Công nghệ, Trung Tâm CNTT, BộVăn hoá,Thể thao & Du lịch.
Người chịu trách nhiệm chính: Nguyễn Thanh Liêm - Giám đốc.

Địa chỉ: Ngõ 2 số 20, Vân Hồ, Hoa Lư, Hà Nội;
Tel: 0243 9745845
Email: khoahoccongnghe@cinet.gov.vn
Ghi rõ nguồn khi phát lại thông tin từ website này.

Liên hệ Tòa soạn